paycloud.de-Anleitung
Was kann paycloud.de eigentlich?
Ihr seid eine Gruppe von Personen (z.B eine Wohngemeinschaft) und bei euch fallen Rechnungen an, die regelmäßig miteinander verrechnet werden sollen, um zu bestimmen, wer wem wieviel Geld schuldet?
Oder stell dir vor, ihr macht einen Wochenendausflug und wollt aber nicht ständig die Rechnungen auf den Cent genau aufteilen. Sammelt die Rechnungen, tragt sie bei paycloud.de ein, und erfahrt mit einem einfachen Klick am Ende der Tour, wer bei wem noch in der Kreide steht.
paycloud.de hilft euch dabei, eure Rechnungen zu archivieren und kann schnell und einfach Gruppenabrechnungen erstellen.
Im Folgenden wird Schritt für Schritt erklärt, wie dies funktioniert:
Registrierung
Zuerst musst du dich registrieren, damit du paycloud.de in vollem Umfang nutzen kannst.
Alle Felder, die mit einem * gekennzeichnet sind, sind Pflichtfelder.
Nach der Registrierung erhältst du eine E-Mail, mit der du dein Konto aktivieren kannst.
Anschließend kannst du dich auf der Startseite von paycloud.de anmelden.
Alternativ kannst du dich auch über Facebook anmelden. Dadurch musst du kein Passwort auf paycloud.de hinterlegen. Um ein Profil von dir anzulegen, wird neben deinen öffentlichen Daten (Name, Pofilbild), nur das Recht für den Zugriff auf deine E-Mail-Adresse benötigt. Alle weiteren Daten, wie Freunde oder Pinnwandeinträge, können weiterhin nicht eingesehen werden.
Benutzerdaten bearbeiten
Über den Reiter "Profil" kommst du in deinen privaten Bereich. Hier kannst du deine Benutzerdaten bearbeiten oder vervollständigen.
Beim Ändern der E-Mail-Adresse wirst du abgemeldet und musst dein Konto neu aktivieren.
Du solltest ein Bild von dir hochladen, um das Standardbild zu ersetzen. Dies erleichtert später das Anlegen neuer Rechnungen.
Wenn du dein Passwort nicht ändern willst, kannst du die Felder einfach leer lassen.
Du kannst Rechnungen automatsch akzeptieren, gibst aber so die direkte Kontrolle über die Rechnungen auf.
Optional bekommst du auch E-Mails über Gruppeneinladungen, neue Rechnungen oder Gruppenabrechnungen.
Anlegen einer Gruppe
Unter dem Reiter "Gruppen" erhältst du eine Übersicht über die Gruppen, in denen du momentan Mitglied bist. Dies können deine WG, Freunde oder Kollegen von dir sein. Du hast auch die Möglichkeit, neue Gruppen anzulegen.
Gruppengründer oder Gruppenleiter besitzen erweiterte Rechte:
Einladen weiterer Benutzer: Diese können bereits bei paycloud.de angemeldet sein oder per E-Mail benachrichtigt werden.
Über "Gruppe bearbeiten" können Gruppen so eingestellt werden, dass alle Rechnungen automatisch akzeptiert werden.
Anlegen von neuen Dummy Benutzern.
Versenden von Erinnerungs-Mails.
Abschließen einer Gruppenabrechnung.
Dummy-Benutzer sind z. B. praktisch, wenn du die Abrechnungen selbstständig machen willst, ohne dass weitere Benutzer sich anmelden müssen. Absolutistischer Finanzchef der WG oder auch gemeinsames Abrechnen nach dem Wochenendtrip.
Dummy-Benutzer werden durch ein spezielles Icon gekennzeichnet und akzeptieren automatisch alle Rechnungen, an denen sie beteiligt sind.
Rechnungen erstellen
Über "Neue Rechnung" kannst du, wie der Name schon verrät, neue Rechnungen anlegen.
Hierbei sind ein paar Dinge zu beachten:
Über die Gruppenauswahl kannst du bestimmen, für welche Gruppe du eine neue Rechnung anlegen willst.
Glatte Euro-Beträge kannst du direkt angeben. Für zusätzliche Cent-Werte, achte darauf, ein Komma als Trennzeichen zu verwenden.
Vergiss nicht, dich selbst als Schuldner mit auszuwählen, wenn du auch an der Rechnung beteiligt bist.
Die Rechnungssumme wird nun automatisch auf alle Benutzer aufgeteilt, die an der Rechnung mitzahlen müssen.
Die Produkteingabe ist nützlich, wenn du Produkte einzeln angeben willst.
Wenn du z. B. Abendessen gekauft hast für einen Teil deiner WG und Spültabs, die alle anteilig bezahlen müssen, teile deinen Einkauf auf und trage die Posten als zwei Rechnungen ein. Notiere einen kurzen Titel und bei Bedarf eine kurze Beschreibung, damit die Rechnungen nachvollziehbar bleiben. Nach dem Eintragen bekommt die Rechnung eine Nummer zur eindeutigen Identifizierung zugewiesen. Diese kannst du auf die Quittung schreiben, sollten doch einmal Unklarheiten über erstellte Rechnungen zu klären sein.
Rechnungsübersicht
Hier bekommst du eine Übersicht über alle Rechnungen deiner Gruppen. Dazu gehören die Rechnungen, welche von dir kontrolliert werden müssen ("Nicht akzeptiert"). Akzeptierst du eine Rechnung, kann diese in einem späteren Schritt weiter verrechnet werden. Lehnst du die Rechnung jedoch ab, wird sie beim Ersteller entsprechend markiert und muss von ihm überarbeitet werden.
Zu jeder Rechnung erhältst du alle notwendigen Informationen, wie den Titel, die Summe oder welche Personen an der Rechnung beteiligt sind. Das Bild links oben zeigt dir z. B. an, wer die Rechnung erstellt hat.
Alle Rechnungen, die du erstellt hast, findest du im nächsten Reiter ("Selbst eingetragen"). Hier siehst du alle Rechnungen, die du bearbeiten oder löschen kannst. Abgelehnte Rechnungen werden speziell markiert dargestellt.
Unter dem letzen Reiter ("Nicht abgerechnet") findest du alle Rechnungen, die von allen Benutzern bereits akzeptiert wurden. Auch hier ist es noch möglich, Rechnungen zu bearbeiten oder zu löschen. Alle Rechnungen in diesem Reiter werden in die nächste Gruppenabrechnung einfließen.
Gruppenabrechnungen
Das Erstellen von Gruppenabrechnungen stellt das Herzstück von paycloud.de dar. Eine Gruppenabrechnung fasst mehrere Rechnungen zu einer einzelnen Rechnung zusammen. Dabei wird darauf geachtet, dass keine unnötigen Zahlungen durchgeführt werden müssen und schlussendlich die Anzahl aller Zahlungen minimiert ist. In eine Gruppenabrechnung gehen alle Rechnungen ein, welche seit der letzen Gruppenabrechnung erstellt wurden bzw. welche auch vollständig von allen Beteiligten akzeptiert wurden. Zu jeder Zeit kannst du hier alte Gruppenabrechnungen oder eine momentane Voransicht der aktuellen Gruppenabrechnung ansehen, die sich noch mit jeder neuen Rechnung verändern kann.
Erst über den Button "Gruppenabrechnung abschließen" wird der Abrechnungszeitraum beendet und ein neuer gestartet. Anschließend siehst du den finalen Stand der berechneten Zahlungen. Statt der vielen zu zahlenden Beträgen, sind nur noch wenige Zahlungen innerhalb der Gruppe zu tätigen. Als weitere Funktion wird ein PDF-Dokument generiert, welches du auch ausdrucken kannst.
Mit der Funktion "Gruppenabrechnung mit runden Werten abschließen" werden alle akzeptierten Rechnungen der momentanen Gruppe zusammengerechnet. Da hier jedoch meist krumme Beträge entstehen, rundet diese Funktion automatisch die Beträge. Dazu werden alle resultierenden Zahlungen auf den vollen Euro gerundet. Außerdem entstehen nur Zahlungen von mehr als fünf Euro. Um weiterhin die Korrektheit eurer Kontostände zu garantieren, werden dazu neue Übertrags- und Ausgleichsrechnungen generiert, die in die nächste Gruppenabrechnung mit einfließen. Ein kleines Beispiel: Statt einer Zahlung von 12,34 Euro werden in der momentanen Gruppenabrechnung nur 12,00 Euro fällig, wobei die restlichen 34 Cent als neue Rechnungen aufgenommen werden.